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案内業務に人手をかけず、わかりやすく、さらにお客様のご要望に臨機応変に対応できて、ミスも減らせるデジタルサイネージ(施設予約案内システム)導入事例の紹介

<営業地域>
福岡・北九州・佐賀・長崎・大分・熊本・宮崎・鹿児島・沖縄
 
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お悩み解決事例
 
デジタルサイネージ(施設予約案内システム)導入で貸し会議室・貸しホールの案内をスムーズに
■都久志会館様
福岡市中央区天神4-8-10
会館部部長
水田尊大 様
都久志会館様(正面玄関)
■工事内容
デジタルサイネージ(施設予約案内システム)の導入、大型モニター、監視モニター設置
対策前
貸しホール・貸し会議室の案内、手作業での掲示は非効率の山

イベント名のプリントアウト専用紙での案内表示だと、入力〜プリントアウト〜貼りだしなど、とても手間がかかる・・・。

イベントや各種会合などに利用していただける貸しホール・貸し会議室ビジネスが当会館の業務。そのなかで、イベント・会合参加者に開催会議室を案内するのは大切な仕事のひとつです。

その案内に際し、イベント・会合名をパソコンで打ち込んで専用紙にプリントアウトし、1階出入り口の掲示板と使用会議室に計2枚を張り出していたのですが、当会館は会議室だけでも大小合わせて12室。それが繁忙期には全室満室となる上、3時間ごとに主催者が入れ替わることもあります。すると入力作業・プリントアウトだけでも大変な仕事量。それに加えて張り出し作業もあり、かなりの時間と人手が必要でした。

しかも開催直前に主催者様(借り主様)から「(イベント・会合の)名称を変更してほしい」とか、「主催者名を明記しないでほしい」、あるいはその逆に主催者名だけ出して、「イベント・会合名を出さないでほしい」という細かな要望が出ることもしばしば。そのたびにパソコンで入力し直して、プリントアウトしなければならず、借り主様にもご不便をおかけすることになっていました。

また、張り出しは人が作業しますから、繁忙期には会議室を間違えて張り出すことも稀にありました。借り主様からその指摘が入れば、もちろん急いで張り替えなければなりません。その正確さを高めることも課題でした。

対策内容 福岡
会議室案内をデジタル技術を使って効率的にできないだろうか

天井から吊るされた液晶モニタデジタルサイネージ(施設予約案内システム)は、案内業務を人手をかけず、わかりやすく、さらにお客様のご要望に臨機応変に対応できて、ミスも減らせるシステム

時代の流れは省力化・効率化。デジタル技術を使って、案内業務を人手をかけず、わかりやすく、さらにお客様のご要望に臨機応変に対応できて、ミスも減らせるシステムはないか。しかも、業務のサービス上、需要を断ってまで改善工事はできないため、短期間で工事は完了したい。

そういう条件下で入札を実施したところ、旭通信工業さんが実績も豊富な上、金額的にも満足いくものだったため発注の運びに。工事は需要が最も少ないゴールデンウイーク中に実施してもらい、計画通り、期間内に完了。

対策後
効率が上がり要望にも臨機応変に対応、利用者に喜んでもらえる会館に

結論から言いますと、デジタルサイネージ(施設予約案内システム)の導入は大正解でした。とにかく手間がかからない。案内表示はスムーズに行えますし、借り主様からの細かな要望にも即、対応できるようになりました。表示ミスもなくなりましたね。


  イベント名等が表示される会議室入口の大型液晶モニター   各会議室ごとに設置された液晶モニターの様子
  イベント名等が表示される会議室入口の大型液晶モニター。これまでイベント毎にプリントアウトして張り出していた手間がなくなった。   各会議室ごとに設置された液晶モニターにも自動的に表示される。 また。エレベーターを降りてすぐに自分の会議室がわかるようになった。

それだけではなく、今までは各会議室の扉横に置いた専用の掲示台に、先ほど言ったようなイベント・会合名をプリントアウトしたものを張り出していたのですが、参加される方々は自分の行くべき会議室を探すために通路をうろうろしなければなりませんでした。今回のシステムでは、イベント・会合名を表示するモニターを各階のエレベーターホールに向けて天井からつり下げています。こうすることでエレベーターを降りたら、自分の会議室がすぐわかるようになった。これは借り主様にも参加される方にもわかりやすいと喜ばれていますね。

意外だったのが動線の改善です。導入前までは会議室に出入りするのに参加者の方々は専用掲示台を回り込むようにされていました。動線がふくらんでいたのですね。それがなくなって、すっと会議室に出入りできるようになった。参加者が多いイベント・会合時に出入り口に人が滞留することがなくなりましたよ。

また、デジタルサイネージ(施設予約案内システム)と同時にモニターカメラも設置してもらったのですが、これが防犯上だけではなくサービス向上に役立っています。どういうことかと言うとお客様が迷っていらっしゃる様子やホール前の歩道上に人があふれている様子などが事務室内にいてもわかり、すぐにご案内したり誘導に出たりすることができるようになったのです。

表示できる文字が5文字増えたことも助かっていますよ。これまでの専用紙ですと仕様上から20文字以内で入力しなければなりませんでした。近年は英文字を使った社名や団体名、イベント・会合名が増えていますので、この5文字分はありがたいですね。

それとこれは旭通信工業さん独自のサービスというか、心配りだそうですが、デジタルサイネージ(施設予約案内システム)のマニュアルがシンプルでとてもわかりやすい。ふつうでしたら、メーカーのマニュアルを渡されるのですが、旭通信工業さんは基本的操作をかみ砕いて数ページのペーパーにまとめ直し、正規マニュアルとは別に渡してくれましてね。おかげさまで、1週間程度で操作を覚えることができました。

感心するのは、施行後も社長自ら訪ねて来て、問題なく作動しているか、あるいは操作に不都合はないかをチェックしてくれることです。

オリジナルのマニュアルにしても施行後のフォローにしても、影でしっかり神経を使っていただいている。旭通信工業さんに施行していただいて、ほんとによかったと思っています。



  会議室入口の大型モニターの様子   表示可能な文字数も増えた様子
  エレベーターに乗り込む前に、会議室の場所(階数)が分かるので誘導がスムーズになった。   表示可能な文字数も増えたので、長い企業名やセミナー名にも対応できるようになった。
福岡市の中心、天神にあるロケーション抜群の貸し会議室、貸しホール。
九州の玄関口である福岡市の中心にあり、大小12の貸し会議室や、定員637名の貸しホールを備えます。天神郵便局前バス停や地下鉄天神駅から徒歩3〜8分と交通至便なことから各種イベントや試写会、講演会、学会、各種会議などに幅広く利用されています。
  建物の外観写真   正面玄関に設置された大型液晶モニター  
  昭和54年竣工のどっしりとした構えを見せる重厚感あふれる会館建物。   福岡市の貸しホール・貸し会議室としては老舗。ロケーションのよさで、利用が満室という日も多いといいます。
(写真:正面玄関に設置された大型液晶モニター)
 

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